Google Docs; ట్యాబ్లను మార్చకుండా Google డాక్స్ నుండి నేరుగా ఇమెయిల్లను డ్రాఫ్ట్ చేసి పంపడం ఎలా?
ఈ వార్తాకథనం ఏంటి
ఇమెయిల్ ఇప్పటికీ వృత్తిపరమైన కమ్యూనికేషన్లో అత్యంత కీలకమైన సాధనంగా కొనసాగుతోంది. అయితే, చిన్నదైన జీమెయిల్ కంపోజ్ విండోలోనే ముఖ్యమైన మెసేజ్లను తొందరగా టైప్ చేయడం చాలామందికి ఇబ్బందిగా ఉంటుంది. ఇలాంటి పరిస్థితుల్లో గూగుల్ డాక్స్లో ఇమెయిల్స్ను డ్రాఫ్ట్ చేయడం పని విధానాన్నే మార్చేస్తోంది. జీమెయిల్లో తొందరపడే బదులు, డాక్స్లో శుభ్రంగా రాయడానికి సరైన స్థలం, మెరుగైన ఫార్మాటింగ్ ఆప్షన్లు, అలాగే మెయిల్ పంపేముందే ఇతరులతో కలిసి పని చేసే అవకాశం లభిస్తోంది.
వివరాలు
'ఇమెయిల్ డ్రాఫ్ట్' ఫీచర్
క్లయింట్ ప్రపోజల్స్, అంతర్గతంగా గోప్యంగా ఉండాల్సిన మెసేజ్లు లేదా మాటల తీరూ, స్పష్టత ముఖ్యమైన ఇమెయిల్స్ కోసం గూగుల్ డాక్స్ ఒక స్టేజింగ్ గ్రౌండ్లా పనిచేస్తుంది. ఇక్కడ ఎలాంటి ఒత్తిడి లేకుండా ఎడిట్లు చేయవచ్చు, మార్పులను ట్రాక్ చేయవచ్చు, కామెంట్లు పెట్టవచ్చు, అవసరమైనంతవరకూ పదాలను సరిచేసుకోవచ్చు. డ్రాఫ్ట్ పూర్తయ్యాక, గూగుల్ అందిస్తున్న 'ఇమెయిల్ డ్రాఫ్ట్' ఫీచర్ ద్వారా కాపీ-పేస్ట్ అవసరం లేకుండా నేరుగా జీమెయిల్ నుంచే మెయిల్ పంపించవచ్చు. గూగుల్ ఈ ఫీచర్ను తన 'బిల్డింగ్ బ్లాక్స్' సిస్టమ్లో భాగంగా ప్రవేశపెట్టింది. దీని వల్ల డాక్స్ కేవలం రాయడానికి మాత్రమే కాకుండా, ఇమెయిల్స్ను సిద్ధం చేసే ప్రధాన కేంద్రంగా మారింది.
వివరాలు
గూగుల్ డాక్స్లో ఇమెయిల్ డ్రాఫ్ట్ చేసుకునే విధానం
ముందుగా మీ బ్రౌజర్లో గూగుల్ డాక్స్ ఓపెన్ చేసి, కొత్త ఖాళీ డాక్యుమెంట్ సృష్టించాలి. దీంతో ఎలాంటి అంతరాయం లేకుండా ఇమెయిల్ను పూర్తిగా రాయడానికి సరైన స్థలం లభిస్తుంది. తర్వాత 'ఇమెయిల్ డ్రాఫ్ట్' బ్లాక్ను చేర్చాలి. Insert మీద క్లిక్ చేసి, Building blocks ఎంచుకుని, అందులో Email draftను సెలెక్ట్ చేయాలి. లేకపోతే డాక్యుమెంట్లో నేరుగా @email అని టైప్ చేసి ఎంటర్ నొక్కినా సరిపోతుంది. వెంటనే ఒక సర్దుబాటు చేసిన ఇమెయిల్ లేఅవుట్ కనిపిస్తుంది. ఇందులో రిసీపియెంట్స్, సబ్జెక్ట్ లైన్, మెసేజ్ బాడీకి ప్రత్యేక సెక్షన్లు ఉంటాయి. 'To' ఫీల్డ్లో @ సింబల్ టైప్ చేస్తే మీ గూగుల్ అకౌంట్లో ఉన్న కాంటాక్ట్స్ కనిపిస్తాయి.
వివరాలు
ఫార్మాటింగ్ టూల్స్
కావాలంటే నేరుగా ఇమెయిల్ అడ్రెస్ కూడా టైప్ చేయవచ్చు. ఆ తర్వాత జీమెయిల్లో చేసే విధంగానే స్పష్టమైన సబ్జెక్ట్ లైన్ ఇవ్వాలి. ఇమెయిల్ బాడీని డాక్స్లో ఉన్న అన్ని ఫార్మాటింగ్ టూల్స్తో రాయవచ్చు. ముఖ్యమైన మాటలకు బోల్డ్ లేదా ఇటాలిక్స్, వివరాల కోసం బుల్లెట్ లేదా నంబర్డ్ లిస్ట్లు, సరైన పేరాగ్రాఫ్ స్పేసింగ్ వంటివి సులభంగా ఉపయోగించుకోవచ్చు. జీమెయిల్తో పోలిస్తే, డాక్స్లో భాగాలను కదిలించడం, మొత్తం పేరాగ్రాఫ్లను తిరిగి రాయడం, వేర్వేరు టోన్లను పరీక్షించడం చాలా సులువు.
వివరాలు
ఇదే చివరి చెక్పాయింట్..
గూగుల్ డాక్స్లో ఇమెయిల్స్ డ్రాఫ్ట్ చేయడంలో మరో పెద్ద ప్రయోజనం సహకారం. ఈ డాక్యుమెంట్ను సహచరులు, మేనేజర్లు లేదా క్లయింట్లతో షేర్ చేసి,వాళ్లు కామెంట్లు పెట్టేలా లేదా సూచనలు ఇచ్చేలా చేయవచ్చు. 'Suggestions mode' వల్ల అసలు టెక్స్ట్ మార్చకుండా మార్పుల సూచనలు ఇవ్వడం సాధ్యమవుతుంది. అందుకే అనుమతులు అవసరమైన మెయిల్స్కు లేదా జట్టు కలిసి రాసే ఇమెయిల్స్కు ఇది చాలా ఉపయోగకరం. ఇమెయిల్ సిద్ధమైన తర్వాత,Email draft బ్లాక్లో ఎడమవైపు పైభాగంలో కనిపించే 'Preview in Gmail' పై క్లిక్ చేయాలి. అప్పుడు జీమెయిల్ పాప్-అప్ విండో ఓపెన్ అయి, ఇన్బాక్స్లో మెయిల్ ఎలా కనిపిస్తుందో చూపిస్తుంది. ఇదే చివరి చెక్పాయింట్. అవసరమైతే ఈ దశలో చిన్న మార్పులు ఇంకా చేయవచ్చు.
వివరాలు
డ్రాఫ్ట్ గూగుల్ డాక్స్లోనే నిల్వ
అన్నీ సరిగ్గా ఉన్నాయని అనిపిస్తే 'Send' పై క్లిక్ చేయాలి. మెయిల్ జీమెయిల్ ద్వారా పంపబడుతుంది. అదే సమయంలో ఆ డ్రాఫ్ట్ గూగుల్ డాక్స్లోనే నిల్వ ఉంటుంది. దీంతో భవిష్యత్తులో మళ్లీ చూసుకునే అవకాశం కూడా ఉంటుంది. గూగుల్ డాక్స్లో ఇమెయిల్స్ డ్రాఫ్ట్ చేయడం జీమెయిల్ను భర్తీ చేయడం కోసం కాదు. మెయిల్ రాసే ప్రక్రియను కాస్త నెమ్మదిగా చేసి, నాణ్యత పెంచడం, తప్పులు తగ్గించడం, సరైన వ్యక్తులను ముందుగానే ఇందులో భాగం చేయడం దీని అసలు ఉద్దేశం. తరచూ ముఖ్యమైన ఇమెయిల్స్ పంపే వారందరికీ ఇది చిన్న అలవాటే అయినా, దీని లాభం మాత్రం త్వరగా తెలుస్తుంది.