Write professional emails : ప్రొఫెషనల్ ఈమెయిల్స్ ఎలా రాయాలి? కెరీర్లో ఇంప్రెషన్ క్రియేట్ చేసే చిట్కాలు!
ఈ వార్తాకథనం ఏంటి
వ్యాపార అవసరాల కోసం ఈమెయిల్లను సమర్థవంతంగా రాయడం అనేది ఈ రోజుల్లో చాలా ముఖ్యమైన నైపుణ్యం. మీరు సహోద్యోగులతో, క్లయింట్లతో లేదా ఉన్నతాధికారులతో మాట్లాడుతున్నప్పుడు, స్పష్టంగా, సంక్షిప్తంగా ఈమెయిల్లు రాయగలిగే సామర్థ్యం మీ పని సంబంధాలపై, ఉత్పాదకతపై చాలా ప్రభావం చూపుతుంది. వృత్తిపరంగా, సమర్థవంతంగా ఉండే బిజినెస్ ఈమెయిల్లు ఎలా రాయాలో ఈ కథనం కొన్ని ముఖ్యమైన చిట్కాలను అందిస్తుంది. ఈ సూచనలను పాటించడం వల్ల, మీరు పంపే సందేశాలను గ్రహీతలు సులభంగా అర్థం చేసుకుంటారు, వాటిని అభినందిస్తారు.
సబ్జెక్ట్ లైన్
స్పష్టమైన సబ్జెక్ట్ లైన్ ఉపయోగించండి
ఈమెయిల్కు సబ్జెక్ట్ లైన్ అనేది గ్రహీత మొదట చూసే విషయం, కాబట్టి అది స్పష్టంగా, వివరణాత్మకంగా ఉండాలి. మంచి సబ్జెక్ట్ లైన్ ఈమెయిల్ లోపల ఉన్న విషయాన్ని క్లుప్తంగా చెప్పి, గ్రహీత దృష్టిని ఆకర్షిస్తుంది. 'ఇంపార్టెంట్' లేదా 'అప్డేట్' వంటి అస్పష్టమైన పదబంధాలను వాడకుండా ఉండండి. దానికి బదులుగా, 'ప్రాజెక్ట్ గడువు గుర్తుచేయడం' లేదా 'ప్రపోజల్ పై అభిప్రాయం కోరడం' వంటి స్పష్టమైన పదాలను ఉపయోగించండి. ఇది గ్రహీతలు తమ ఇన్బాక్స్లను సమర్థవంతంగా నిర్వహించుకోవడానికి సహాయపడుతుంది.
సంక్షిప్తత
సంక్షిప్తంగా, సూటిగా చెప్పండి
బిజినెస్ ఈమెయిల్లలో సంక్షిప్తత చాలా ముఖ్యం. స్పష్టతను రాజీ పడకుండా, మీ సందేశాన్ని తక్కువ పదాలతో చెప్పండి. సమాచారాన్ని విడదీయడానికి చిన్న వాక్యాలు, బుల్లెట్ పాయింట్లు ఉపయోగించండి. ఇది గ్రహీతలు మీ సందేశాన్ని త్వరగా చదివి, అర్థం చేసుకోవడానికి సులభం చేస్తుంది. అనవసరమైన జార్గన్ లేదా చదివే వారిని గందరగోళానికి గురిచేసే సుదీర్ఘ వివరణలను నివారించండి.
శైలి
వృత్తిపరమైన పద్ధతిలో రాయండి
బిజినెస్ ఈమెయిల్లలో వృత్తిపరమైన శైలిని పాటించడం చాలా ముఖ్యం. మర్యాదపూర్వకమైన భాషను ఉపయోగించండి, స్లాంగ్ లేదా అతి సాధారణమైన పదాలను వాడకుండా ఉండండి. అవసరమైతే, వారి హోదాను ఉపయోగించి గ్రహీతలను సరిగ్గా సంబోధించండి (మిస్టర్, మిస్, డాక్టర్, వంటివి), మరియు 'డియర్ [పేరు]' లేదా 'హలో [పేరు]' వంటి మర్యాదపూర్వకమైన శుభాకాంక్షతో ప్రారంభించండి.
సరిచూసుకోవడం
పంపే ముందు సరిచూసుకోండి
మీ ఈమెయిల్ లో ఎటువంటి తప్పులు లేకుండా చూసుకోవడానికి ప్రూఫ్రీడింగ్ తప్పనిసరి. స్పెల్లింగ్ తప్పులు లేదా వ్యాకరణ దోషాలు మిమ్మల్ని వృత్తిరహితంగా చూపించవచ్చు, ఇంకా అపార్థాలకు కూడా దారితీయవచ్చు. సెండ్ బటన్ నొక్కే ముందు మీ ఈమెయిల్ను ఒకసారి జాగ్రత్తగా చదవడానికి కాస్త సమయం తీసుకోండి. వీలైతే, స్పెల్ చెకర్స్ వంటి టూల్స్ ఉపయోగించండి, కానీ వాటిపై పూర్తిగా ఆధారపడకండి; స్వయంగా సరిచూసుకోవడం చాలా ముఖ్యం.
కాల్-టు-యాక్షన్
స్పష్టమైన కాల్-టు-యాక్షన్ చేర్చండి
స్పష్టమైన కాల్-టు-యాక్షన్ అంటే, మీ ఈమెయిల్ చదివిన తర్వాత గ్రహీతలు ఏమి చేయాలో స్పష్టంగా చెప్పడం. మీరు మీటింగ్కు హాజరు కావాలని ధృవీకరించమని కోరుకుంటున్నారా, లేదా ఒక డాక్యుమెంట్ పై అభిప్రాయం ఇవ్వమని అడుగుతున్నారా, ఈ విషయాలను మీ సందేశం చివర స్పష్టంగా చెప్పండి. ఇది భవిష్యత్తులో ఇద్దరు వ్యక్తులు ఒకే అంచనాలతో ముందుకు సాగడానికి సహాయపడుతుంది.